Geschäftsführung und Vertretung bei der GmbH

Gesetzliche Grundlagen

Die GmbH muss einen oder mehrere Geschäftsführer haben (§ 6 Abs. 1 GmbHG). Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer ist dabei organschaftlich ausgestaltet. Geschäftsführer können nur natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Personen sein (§ 6 Abs. 2 Satz 1 GmbHG). Die Geschäftsführer führen die Geschäfte der GmbH nach den Weisungen der Gesellschafterversammlung und im Rahmen von Gesetz und Satzung (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Die Geschäftsführer vertreten die GmbH gerichtlich und außergerichtlich gegenüber Dritten (§ 35 Abs. 1 GmbHG). Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer ist Dritten gegenüber unbeschränkt und unbeschränkbar (§ 37 Abs. 2 Satz 1 GmbHG). Die Geschäftsführer haben in Angelegenheiten der GmbH die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden (§ 43 Abs. 1 GmbHG). In-Sich-Geschäfte sind nur zulässig, wenn sie im Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss ausdrücklich gestattet sind (§ 181 BGB).

Neben der Vertretung ausschließlich durch Geschäftführer besteht auch die Möglichkeit der sog. gemischten Gesamtvertretung. Bei dieser erfolgt die Vertretung der Gesellschaft entweder durch die Geschäftsführer gemeinschaftlich oder durch einen Geschäftsführer in Gemeinschaft mit einem Prokuristen als rechtsgeschäftlichen Vertreter (Analogie zu § 78 Abs 3 AktG). Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit der Erteilung einer Generalhandlungsvollmacht gem. § 54 HGB, das heißt die Bestellung eines rechtsgeschäftlichen Vertreters der Gesellschaft, ohne Erteilung einer Prokura. Sowohl die gemischte Gesamtvertretung wie auch die Erteilung einer Generalhandlungsvollmacht sind jedoch nur dann zulässig, wenn die organschaftlichen Rechte und Pflichten (z.B. §§ 41, 43 Abs 3, 64 GmbHG) der Geschäftsführer daduch nicht beeinträchtigt werden. Für die Gesamtvertretung bedeutet dies, dass es dem Geschäftsführer nicht verwehrt sein darf auch ohne Mitwirkung eines Prokuristen zu handeln. Für die Erteilung der Generalhandlungsvollmacht bedeutet dies, dass die Befugnisse des Generalhandlungsbevollmächtigten nicht auch organschaftliche Rechte und Pflichten umfassen darf, sondern diese beim Geschäftsführer verbleiben müssen; eine der Geschäftsführerstellung gleichkommende Stellung des Vertreters ist also unzulässig.

a) Geschäftsführung und Vertretung

aa) Geschäftsführung

Die wichtigste Pflicht des Geschäftsführers ist die Geschäftsführung; die Geschäfte sind in angemessenem Umfang so zweckfördernd wie möglich zu führen. Die Geschäftsführungspflicht umfasst:

• Pflicht zur Kooperation mit den anderen Geschäftsführern
• Pflicht zur Überwachung der anderen Geschäftsführer
• Organisationspflicht, d.h. Organisation der Geschäfte der GmbH insoweit, als ausreichende Übersicht über die wirtschaftliche und finanzielle Situation der GmbH jederzeit verfügbar ist

Der Umfang der Geschäftsführung kann durch Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss eingeschränkt werden. Ist die Geschäftsführungsbefugnis begrenzt, ist der Geschäftsführer verpflichtet, die Beschränkungen einzuhalten. Überschreitet er seine Befugnisse, kann er sich gegenüber der GmbH schadensersatzpflichtig machen.

bb) Vertretung

Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Im Grundsatz herrscht Gesamtvertretung. Sind also mehrere Geschäftsführer bestellt, so müssen diese im Regelfall gemeinsam vertreten. Allerdings kann der Gesellschaftsvertrag abweichende Regelungen enthalten. Z. B. kann vorgesehen sein, dass ein Geschäftsführer allein oder jeweils zwei Geschäftsführer gemeinsam oder ein Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen die GmbH vertreten können.

Der Umfang der Vertretungsmacht des Geschäftsführers kann weder durch Gesellschaftsvertrag noch durch Gesellschafterbeschluss nach außen hin beschränkt werden. Die Geschäftsführungsbefugnis, die beschränkbar ist, und die Vertretungsmacht des Geschäftsführers, die nicht beschränkbar ist, sind also nicht notwendigerweise deckungsgleich.

Schließt der Geschäftsführer, obwohl er dazu aufgrund seiner beschränkten Geschäftsführungsbefugnis nicht berechtigt wäre, einen Vertrag mit einem Dritten ab, hat dies folgende Auswirkungen:

• Zwischen der GmbH und dem Dritten kommt ein wirksamer Vertrag zustande. Denn die GmbH wurde durch den Geschäftsführer, dessen Vertretungsmacht nach außen hin unbeschränkbar ist, wirksam vertreten.
• Der Geschäftsführer, der aufgrund der beschränkten Geschäftsführungsbefugnis den Vertrag mit dem Dritten nicht hätte abschließen dürfen, ist, da er seine Geschäftsführungsbefugnis überschritten hat, der GmbH gegenüber schadensersatzpflichtig.

b) Treuepflicht

Der Geschäftsführer hat gegenüber der Gesellschaft eine intensive Treuepflicht; er ist der Gesellschaft zu Loyalität verpflichtet. Die Treuepflicht umfasst:

• Verschwiegenheitspflicht, d.h. über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft muss gegenüber Außenstehenden Stillschweigen gewahrt werden.
• Wettbewerbsverbot, d.h. der Geschäftsführer darf während der Dauer seines Amtes im Geschäftszweig der Gesellschaft keine Geschäfte im eigenen oder fremden Namen tätigen; Ausnahme: die Satzung enthält eine abweichende Regelung.

c) Rechnungslegungs- und Buchführungspflicht; Berichtspflicht

Der Geschäftsführer ist verpflichtet zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Aufstellung des Jahresabschlusses. Der Geschäftsführer muss diese Pflicht nicht persönlich erfüllen; er selbst braucht also keine Buchführungs- und Rechnungslegungskenntnisse zu besitzen. Er muss aber qualifiziertes Fachpersonal einstellen und überwachen.

Außerdem hat der Geschäftsführer zusätzlich zum Jahresabschluss einen Lagebericht zu erstellen. Sinn dieses Berichts ist es, ein wirtschaftliches Gesamtbild der Lage der Gesellschaft zu geben, das über die Aussagemöglichkeiten des Jahresabschlusses hinausgeht.

d) Pflichten bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals, bei Überschuldung/ Zahlungsunfähigkeit

Für den Fall, dass die Gesellschaft 50% ihres Stammkapitals verbraucht hat, hat der Geschäftsführer die Gesellschafter darüber zu informieren. Die Verlustanzeige dient dem Schutz der Gesellschaft, der Gesellschafter und auch der Gläubiger der Gesellschaft. Die Gesellschafter sollen über die Konsequenzen des Verlustes beraten, um z. B. eine Kapitalerhöhung beschließen zu können. Im Falle der Zahlungsunfähigkeit bzw. der Überschuldung ist der Geschäftsführer verpflichtet, ohne Zögern, jedoch spätestens 3 Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit bzw. der Überschuldung, Insolvenz anzumelden.

e) Handelsregisterpflichten

Der Geschäftsführer hat die erforderlichen Anmeldungen zum Handelsregister vorzunehmen. Er muss z. B. Satzungsänderungen, Erhöhungen des Stammkapitals oder Änderungen der Zusammensetzung der Geschäftsführung anmelden.

Außerdem muss der Geschäftsführer den Jahresabschluss und den Lagebericht zum Handelsregister einreichen. Handelt es sich um eine sog. kleine Gesellschaft, muss der Geschäftsführer nur die Bilanz und den Anhang einreichen.

Verletzt der Geschäftsführer seine Pflicht, in den Angelegenheiten der GmbH die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden, haftet er der GmbH für den entstandenen Schaden mit seinem gesamten Privatvermögen.

f) Pflichtverletzungen und Haftung

Als Pflichtverletzungen kommen z. B. in Betracht:

• unterlassene Information der Gesellschafterversammlung über den Verlust von 50% des Stammkapitals,
• Verletzung der Insolvenzantragspflicht

Neben der Haftung gegenüber der GmbH kann der Geschäftsführer auch gegenüber Dritten (z. B. Vertragspartnern der GmbH) haften; auch die Haftung gegenüber Dritten umfasst das gesamte Privatvermögen des Geschäftsführers.

Eine Haftung gegenüber Dritten kommt in folgenden Fällen in Betracht:

• Der Geschäftsführer macht bei Vertragsschluss nicht deutlich, dass er für die GmbH handelt, sondern er erweckt den Eindruck, dass er als Einzelkaufmann tätig ist (Rechtsscheinhaftung).
• Der Geschäftsführer verschweigt bei Vertragsschluss die Insolvenzreife der Gesellschaft.
• Der Geschäftsführer haftet den Vertragspartnern der GmbH im Fall der Insolvenzverschleppung.