Gesellschaftsgründung: Anforderungen an Büroräume, Firmierung, Einzahlung Stammkapital, ausländische Gesellschafter

Anforderungen an die Büroräume

Die neu zu gründende Gesellschaft benötigt einen Sitz in Deutschland. Soweit noch keine Geschäftsadresse vorhanden ist, ist es häufig notwendig Geschäftsräume anzumieten.

1. Virtuelles Büro

Im Einzelfall, zum Beispiel wenn der Unternehmensgegenstand lediglich die Vermögensverwaltung darstellt, kann es genügen ein so genanntes „virtuelles Büro“ anzumieten, bei dem lediglich der Firmennamen auf einem Briefkasten angebracht ist, tatsächlich aber kein Büroraum vorhanden ist.

2. Shared office

Sofern die Gesellschaft ein Gewerbe betreiben soll – und hierfür eine Gewerbeerlaubnis benötigt – verlangt jedoch das Gewerbeamt die Vorlage eines Mietvertrages über eine tatsächlich bestehendes Büro. Ausreichend und vom Gewerbeamt anerkannt ist dabei die Anmietung eines Raumes in einem Großraumbüro. Wichtig ist, dass in der Bürogemeinschaft die Möglichkeit besteht, dass eine Person an einem Tisch arbeiten kann. Es gibt Anbieter von solchen Großraumbüros und wir helfen gerne bei der Vermittlung eines entsprechenden Mietvertrages.

Anforderungen an die Firmierung

Grundsätzlich kann der Name einer Gesellschaft frei bestimmt werden. Jedoch sind die folgenden Besonderheiten zu beachten:

1. Zunächst muss der Name unterscheidbar sein, um eine eindeutige Zuordnung im Rechtsverkehr zu gewährleisten. Sobald eine gleichnamige Gesellschaft bereits in das für den Sitz zuständige Handelsregister eingetragen ist, muss eine andere Firmierung (oder ein anderer Sitz) gewählt werden. Der Firmenname kann zum Beispiel durch Personen-, Sach- und Fantasiebezeichnungen individualisiert werden. Eine Individualisierung kann häufig beispielsweise durch die Ergänzung von Buchstaben- oder Zahlenkombinationen oder von Fantasiebezeichnungen erreicht werden.

2. Der Name darf zudem nicht offensichtlich irreführend sein. Zum Beispiel ist die Firmierung X Handels GmbH unzulässig, wenn das Unternehmen lediglich Beratungsleistungen und gerade keinen Handel durchführt.

3. Schließlich hat die Gesellschaft neben dem Namen auch den entsprechenden Rechtsformzusatz (wie GmbH) immer mitzuführen, der die Haftungsverhältnisse des Unternehmens erkennen lässt.

4. Außerdem kann eine gewählte Firmierung gegen Kennzeichenrechte des Markenrechts verstoßen. Es ist deshalb zu empfehlen, durch uns prüfen zu lassen, ob kollidierende Marken, Firmen und Domains vorhanden sind.

Einzahlung des Stammkapitals

Damit eine im Wege der Bargründung neu gegründete GmbH im Handelsregister eingetragen wird, müssen die Gesellschafter mindestens die Hälfte des Stammkapitals eingezahlt haben. Wenn die GmbH mit dem Mindeststammkapital von 25.000 EUR gegründet wird, müssen also mindestens 12.500 EUR eingezahlt werden. Die Höhe der Einzahlung bei der Gründung ist im Gesellschaftsvertrag geregelt.

Üblicherweise bittet ein Notar um eine Einzahlungsbestätigung zum Stammkapital, bevor er die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister vornimmt. Dies kann ein Kontoauszug sein oder eine Saldenbestätigung einer deutschen Bank oder einer Bank aus der EU sein.

Sofern bei der Gründung nicht das gesamte Stammkapital eingezahlt werden muss, sind die weiteren Einlagen von den Gesellschaftern einzuzahlen, sobald sie angefordert werden. Der Gesellschaftervertrag sieht in der Regel vor, dass die Geschäftsführung befugt ist, die Restzahlung im eigenen Ermessen einzufordern. Es gibt hierfür keine zeitlichen Vorgaben, bei einer schlechten wirtschaftlichen Entwicklung wird aber spätestens der Liquidator (bei einer Liquidation) oder der Insolvenzverwalter (bei einem Insolvenzverfahren) die ausstehenden Einlagen einfordern.

Besondere Anforderungen bei ausländischen Gesellschaftern

Zur Gründung der Gesellschaft ist es notwendig, dass die Gründungsunterlagen vor einem Notar in Deutschland unterzeichnet werden. Wenn der Gesellschafter und / oder der Geschäftsführer nicht persönlich in Deutschland erscheinen möchten oder eine Reise nach Deutschland aus anderen Gründen nicht in Betracht kommt, sind folgende Formalitäten zu beachten:

1. Gesellschafter

Zunächst benötigen wir eine Gründungsvollmacht, mit der wir berechtigt sind, die für die Gründung notwendigen Erklärungen abzugeben und insbesondere die Gründungsunterlagen im Namen des Gesellschafters zu unterzeichnen. Nach Erhalt einer Passkopie des Gesellschafters entwerfen wir eine solche Gründungsvollmacht. Diese muss der Gesellschafter vor einem örtlichen Notar oder in einer deutschen Botschaft oder in einem deutschen Konsulat unterzeichnen und beglaubigen lassen. Erfahrungsgemäß ist es kostengünstiger und schneller einen Termin mit der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat zu vereinbaren. Bei der Beglaubigung durch einen ausländischen Notar ist zusätzlich noch eine Überbeglaubigung (Apostille oder Legalisation) erforderlich.

2. Geschäftsführer

Der Geschäftsführer einer neu gegründeten GmbH hat nach der Beurkundung der Gründung die notarielle Belehrung des Geschäftsführers sowie die Anmeldung zum Handelsregister zu unterschreiben. Die Dokumente bereiten wir in Abstimmung mit dem Notar vor. Die Unterschrift des Geschäftsführers unter der Anmeldung zum Handelsregister ist erneut beglaubigen zu lassen (hier gilt das gleiche wie oben unter Ziff. 1).

3. Bankunterlagen

Der genaue Ablauf hängt von der Bank ab, bei der das Geschäftskonto eröffnet wird. Regelmäßig müssen aber die zur Eröffnung eines Geschäftskontos in Deutschland notwendigen Unterlagen, die wir in Abstimmung mit der Bank zur Verfügung stellen, zusammen mit einer Passkopie vor einem Notar unterschrieben werden. Anschließend ist die Beglaubigung der Unterschrift mit einer Apostille zu versehen oder - in den Ländern, die nicht Vertrags- oder Mitgliedstaaten des multilateralen Übereinkommens Nummer 12 der Haager Konferenz im Jahre 1961 sind - eine Legalisation der Bankunterlagen vorzunehmen. Eine Beglaubigung durch das deutsche Konsulat oder die deutsche Botschaft reicht meist nicht aus.

Alle vorstehend aufgeführten Dokumente werden im Original benötigt.

Zusätzliche Anforderungen bei der Beteiligung einer ausländischen Gesellschaft als Gesellschafterin

Wenn eine bereits bestehende Gesellschaft als Gesellschafterin eines neu zu gründenden Unternehmens fungieren soll, ist Folgendes zu beachten:

Das Handelsregister verlangt einen amtlichen Nachweis, dass die ausländische Gesellschafterin existiert und wer sie, z.B. als Geschäftsführer, vertreten darf.

Meist reicht ein beglaubigter Handelsregisterauszug der ausländischen Gesellschaft mit Apostille oder Legalisation benötigt, der ggf. ins Deutsche zu übersetzen ist. In Ländern, in denen es keine entsprechenden Handelsregisterauszüge gibt, besteht die Möglichkeit, gleichwertige amtliche oder notarielle Bescheinigungen zu beantragen (z.B. „Certificate of Incorporation“); auch diese sind mit einer mit Apostille oder Legalisation zu versehen und ins Deutsche zu übersetzen. Wichtig ist, dass die Existenz der Gesellschaft bestätigt wird und die Vertretungsberechtigung ersichtlich ist.

Bei der späteren Eröffnung des Geschäftskontos muss die Bank die wirtschaftlich Berechtigten hinter der ausländischen Gesellschafterin prüfen. Die Bank benötigt hierfür entsprechende Nachweise zu den Gesellschaftern der Muttergesellschaft und ggf. der Großmuttergesellschaft, um diejenigen natürlichen Personen zu identifizieren, die hinter der Gesellschafterin stehen. Die Einzelheiten sind jeweils mit der Bank abzustimmen.

Die Unterlagen müssen im Original vorliegen.